中小企業では、社内で使用するファイルやデータが増えてきて管理が大変だと感じている方も多いでしょう。そんな時に便利なのが「クラウドストレージ」と呼ばれるサービスです。
クラウドストレージとは、インターネット上にあるサーバー（通称：雲）にファイルやデータを保存したり共有したりできるサービスです。自社でサーバーを用意しなくても、外部の提供者から借りられます。
この記事では、中小企業がクラウドストレージを導入する際のメリットとデメリット、使い方やセキュリティ対策などを解説します。ITが苦手な社長でも分かりやすくご紹介します。
オンプレミスとの比較！クラウドストレージ導入のメリットとデメリット
まずは、自社でサーバー（通称：オンプレミス）を用意する場合と比べてみましょう。オンプレミスでは以下のような問題があります12。
初期費用や運用費用が高い
スペースや電力などインフラ整備が必要
データ容量や性能拡張が困難
災害や故障時に復旧が遅れる可能性がある
社外からアクセスする際にVPNなど別途設定が必要
一方、クラウドストレージでは以下のようなメリットがあります123。
- 初期費用や運用費用が低い
- スペースや電力などインフラ整備が不要
- データ容量や性能拡張が容易
- 災害や故障時にバックアップや復旧が迅速
- 社外からでもインターネット経由でアクセス可能
もちろん、クラウドストレージにもデメリットがあります。以下のような点に注意する必要があります 。
- インターネット回線の品質や速度に依存する
- クラウドサービス提供者の信頼性や安定性を確認する必要がある
- データの漏洩や改ざんなどのセキュリティリスクを考慮する必要がある
以上のように、クラウドストレージはオンプレミスと比べて多くのメリットがあります。しかし、デメリットも無視できません。自社のニーズや予算に合わせて、適切なクラウドストレージサービスを選ぶことが重要です。
大量のデータも簡単に管理できる！クラウドストレージの使い方
では、具体的にクラウドストレージはどう使うのでしょうか？ここでは、一般的なクラウドストレージサービスの使い方をご紹介します 。
まず、クラウドストレージサービスを提供している会社から契約をします。契約時には、利用料金やデータ容量、セキュリティ対策などを確認しましょう。また、無料トライアル期間があれば利用してみると良いでしょう。
次に、自社のパソコンやスマートフォンなどに専用のアプリケーションをインストールします。インストール後は、ログインIDとパスワードを入力して認証します。これで準備完了です。
あとは、保存したいファイルやデータをアプリケーションから選択してアップロードするだけです。アップロードしたファイルやデータは、インターネット経由でいつでもどこでも閲覧したりダウンロードしたり共有したりできます。
また、一部のクラウドストレージサービスでは、オフィスソフト（WordやExcelなど）と連携してオンライン上で文書作成や編集ができたり 、
チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールと連携してリアルタイムに情報共有ができたりする機能があります。これらの機能を活用すれば、業務効率化やコラボレーションの向上に役立ちます。
以上のように、クラウドストレージは大量のデータも簡単に管理できる便利なサービスです。しかし、使い方によってはトラブルになる可能性もあります。次の項では、クラウドストレージのセキュリティ対策について解説します。
遠隔地でも安全にデータ共有が可能！クラウドストレージのセキュリティ
クラウドストレージは遠隔地でも安全にデータ共有が可能ですが、その反面、データの漏洩や改ざんなどのセキュリティリスクも高まります。特に中小企業では、IT担当者が不在だったり予算が限られていたりする場合が多いため、注意が必要です。
そこで、クラウドストレージを安全に利用するための対策を以下に挙げます 。
- クラウドサービス提供者の信頼性や安定性を確認する
- クラウドサービス提供者と契約時にSLA（サービスレベルアグリーメント）を取り交わす
- クラウドサービス提供者から定期的なバックアップや復旧などのサポートを受ける
- 自社内でパスワード管理やアクセス権限管理などを徹底する
- 自社内で教育や啓発活動を行って従業員の意識向上を図る
- 自社内でセキュリティソフトや暗号化ソフトなどを導入する
以上のように、クラウドストレージはセキュリティ対策も重要です。自社とクラウドサービス提供者との連携と自主的な取り組みが必要です。
まとめ
この記事では、中小企業必見！業務効率化に貢献するクラウドストレージの利点を解説しました。オンプレミスと比較してメリットが多いことや使い方やセキュリティ対策などをご紹介しました。
ITが苦手な社長でも分かりやすくご紹介しましたが、いかがでしたか？中小企業でも気軽に導入できるクラウドストレージは今後ますます普及していくことでしょう。ぜひ参考にしてみてください。
